T.a.v. Liesbeth Croene
LOP Aalst SO		Jules Colle (BDWM) Banierstraat 9 9040 Gent jules@bdwm.be 0494231914
BTW: 0828.703.068
Gent, 22 oktober 2020 Geldig tot: 22 november 2020


Offerte

Ontwikkeling aanmeldingssysteem

voor het secundair onderwijs in Aalst.

Inleiding

Er is interesse vanuit het LOP Aalst om een aanmeldingssysteem te laten ontwikkelen voor het secundair onderwijs in Aalst.

Aanpak

Wij hebben nog niet voldoende informatie in verband met het aantal aanmeldende scholen en de termijnen van aanmelden voor het secundair. Na intekenen op deze offerte, zullen wij samenzitten met LOP Aalst om dit verder te bespreken. Dit zal echter geen invloed hebben op de prijs.

Wij bieden een aanmeldingssysteem aan voor het secundair onderwijs zoals bepaald is via de regelgeving. In samenspraak met het LOP kan hier gedeeltelijk van afgeweken worden.

Los van het aanmeldingssysteem voorzien wij ook een overkoepelende website om de ouders te informeren. De inhoud van deze website kan volledig beheerd worden door de LOP deskundige, en gedeeltelijk door de scholen.

Het aanmelden kan opgedeeld worden in 4 fasen:

  1. Communicatie van de vrije plaatsen
  • Voor iedere school die aanmeldt, zullen de ouders de capaciteit, het aantal vrije plaatsen voor indicator leerlingen en het aantal vrije plaatsen voor niet-indicatorleerlingen kunnen raadplegen op de website.
  • Deze cijfers worden ingevuld op de website door de scholen zelf. De scholen zullen de gegevens niet meer kunnen aanpassen na een nader te bepalen datum.
  • Een voorbeeld van een tabel met vrije-plaatsen kunt u bekijken op https://gavs.be/demo-capaciteitstabel/
  1. Aanmelding
  • Bij de start van de aanmeldingsperiode zal het aanmeldingsformulier opengesteld worden voor de ouders.
  • Ouders kunnen tijdens het aanmelden hun school van voorkeur opgeven.
  • Er worden ook enkele vragen gesteld om te bepalen of het een indicator of niet-indicator leerling betreft.
  • Ieder verzonden formulier geldt als een aanmelding. Ouders krijgen via e-mail een samenvatting van hun aanmelding. De aanmeldingen worden ook opgeslagen in het systeem, en kunnen indien nodig gewijzigd worden door een LOP-deskundige.
  • Een voorbeeld aanmeldingsformulier (voor basisonderwijs) kunt u bekijken op https://gavs.be/voorbeeld-aanmeldingsformulier/
  1. Ordening
  • Na het afsluiten van de aanmeldingsperiode zullen alle kinderen in de mate van het mogelijk toegewezen worden aan een zo hoog mogelijke voorkeur. Wanneer de capaciteit overschreden wordt, zullen er kinderen aan hun 2-de en 3-de voorkeur worden toegewezen. Dit gebeurt op basis van toeval.
  1. Toewijzing en communicatie van de resultaten
  • De resultaten zullen op een duidelijke manier gepresenteerd worden aan de LOP-deskundige. De LOP deskundige kan ook de resultaten als een Excel formulier downloaden.
  • Het is mogelijk om de resultaten in de vorm van toelatings- en weigeringsdocumenten via e-mail te versturen naar de ouders, rechtstreeks vanuit het aanmeldingssysteem. Ook bestaat de mogelijkheid om de brieven af te drukken, indien het LOP verkiest om de communicatie via de post te laten verlopen.

Prijs

De prijs bedraagt €2.500 per jaar (inclusief BTW), en houdt het volgende in:

  • De ontwikkeling van het aanmeldingssysteem zoals hierboven beschreven.
  • Assistentie en beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail.
  • Tijdens de aanmeldingsperiode volgt BDWM nauw de correcte werking mee op.
  • Implementatie van toekomstige wijzigingen die rechtstreeks worden opgelegd door decreten van de Vlaamse Overheid.
  • Webhosting
  • Regelmatige updates – Er komen regelmatig nieuwe versies uit van het WordPress CMS en plugins. Het is noodzakelijk dat deze nieuwe versies ook op uw website geïnstalleerd worden omdat er anders veiligheidsrisico’s ontstaan. Wij zorgen ervoor dat de website up-to-date blijft en alle software zo snel mogelijk bijgewerkt wordt in het geval van een nieuwe versie.
  • Regelmatige back-ups – Wij zorgen voor regelmatige back-ups van bestanden en database.
  • Het continu verbeteren en uitbreiden van het aanmeldingssysteem.

Oplevering

De oplevering zal gebeuren binnen 2 maanden na het goedkeuren van deze offerte.